税金・社会保険の基礎知識

フリーランス(個人事業主)が知っておくべき領収書の書き方・管理方法を解説!

ノマド家代表
辻本
ノマド家代表
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フリーランスの自立・キャリアを支援するシェアハウス「ノマド家」を運営している代表の辻本です。

このブログでは、日々フリーランスをサポートする立場である私の目線で、フリーランスに本当に役立つ情報を厳選してご紹介します。

フリーランスは、領収書の発行や管理をずさんに行ってしまうと、確定申告や税務調査の際に大きなトラブルに繋がることがあります。

そこでこの記事では、現役のフリーランスである私が、領収書の必要性や、正しい書き方、管理方法について解説していきたいと思います。

領収書とは?


領収書とは、サービスの対価として金銭を支払ったということを、相手に証明してもらう書類です。

例えば、クライアントと居酒屋で仕事の打ち合わせをした際は、会議費としてお店から領収書をもらったり、仕事に関する書籍を購入した際は、新聞図書費として本屋から領収書をもらう必要があります。

一方で、領収書を受け取ることはあっても、発行することに慣れていないフリーランスの方は多いのではないでしょうか。そこで、次の章では、実際に領収書を書く際に必要な項目をご紹介します。領収書は「5W1H」で成り立っているということを頭に入れておくと覚えやすいです。

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領収書の書き方

領収書には、必ず記載しなければならない項目が6つあります。

それでは、順に見ていきましょう。

参照:misoca(領収書の書き方)

①領収書発行日

必ず発行日を記載しましょう。この日付が翌年のものか今年のものかで、経費にできるかできないかが決まるので、年末近くに発行する場合は、予め先方にいつの日付で発行するか確認しておきましょう。

②領収書を受け取る人の名前

領収書を渡す相手の名前、つまり宛名です。あなたがフリーランスとして報酬を受け取る側であれば、クライアントの社名などを記載します。

注意点として、「上様」という表記は、経費として認めらない場合があるので避けましょう。加えて、「(株)」という表記は失礼にあたるので避けましょう。

③金額

金額の前後に「¥」や「-」を付け、三桁ごとに「,」で区切ることで、数字の改ざんができないよう表記します。

・金額の先頭には「¥」や「金」を付ける。(例:¥10000、金10000 )
・金額の最後には「-(ハイフン)」や「※」を付ける。(例:¥10000-、¥10000※)
・金額を3桁ごとに区切って「,」を打つ。(例:¥10,000-)

④支払いの対象

但し書きに何に対する支払いなのかを明記します。相手がフリーランスの方であれば、「ホームページ制作料」「ライティング料」「デザイン料」といった仕事内容を記載することが一般的です。

⑤領収書を発行する側の住所と氏名

領収書の発行者の住所と氏名について記載します。相手方に仕事をしてもらった場所ではなく、領収書発行者の住所と名前さえ分かれば問題ありません。

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⑥印紙の添付

金額が5万円を超える領収書の発行については、発行者が200円分の収入印紙を貼付する必要があります。

ただし、領収書に記載された金額が5万円だったとしても、税込み価格である場合は、税抜き価格は5万円以下になるので収入印紙は不要となります。

参照:国税庁(印紙税)

領収書を発行するまでの流れ


通常、領収書を発行する際の流れは以下の通りです。

①発行する相手から報酬を受け取り、金額や発行する際の宛名を確認する

②複写などで同じ内容の領収書を2部発行する

③収入印紙が必要な場合は1部に貼付する

④相手に領収書を郵送もしくは手渡しで渡す

⑤複写した領収書の控えを1部保管する

税法上、発行した領収書は保管しておく必要があるので、破棄せずきちんと保管しておきましょう。

領収書の管理方法


領収書を受領する場合、保管の義務があります。その保管期間は7年と決められています。つまり、確定申告が終わったからっといって、1年分の領収書を廃棄するのではなく、7年間は年次別、月次別に保管しておく必要があります。

領収書を7年間保管する理由は、脱税に関する法律の時効が7年と決まっているからです。

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もし税務調査がきた場合、過去3〜7年分の領収書をチェックされるので、税務官にすぐ経費の証拠を提示できるよう整理整頓して保管しておきましょう。

参照:国税庁(帳簿書類等の保存期間及び保存方法)

一般的な領収書の保管方法

特に保管方法について法的な決まりはないので、税務調査の際、領収書の提示を求められたらすぐに取り出せるようにしておきましょう。

個人的におすすめの管理方法は、上図のようなファイルを購入し、1ヶ月分の領収書をページ毎に保管しておくと取り出しやすいです。

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領収書のファイルとしては、『コクヨの領収書ファイル』が保管に適していておすすめです。

最後に

以上、フリーランスが知っておくべき領収書の書き方・発行・管理方法についてご紹介しました。

・領収書とは、サービスの対価として金銭を支払ったということを相手に証明してもらう書類

・領収書は「5W1H」で成り立っている

・領収書に記載すべき項目(領収書発行日/領収書を受け取る人の名前/金額/支払いの対象/領収書を発行する側の住所と氏名/印紙の添付)

・領収書には保管の義務があり、最低でも7年間は保管する必要がある

現在サラリーマンの方で、これからフリーランスになるための準備を始められる方は、以下の記事をステップ①から順に実践されることをおすすめします。

フリーランスになるための準備
  1. フリーランスとしてのキャリアプランを立てる
  2. 書籍Webメディアサロンスクール等でスキルを習得する
  3. 実務経験(1年以上)を積める企業に転職する
  4. 副業で月10万円以上稼げる状態にしておく
  5. 信用を必要とする契約(賃貸クレジットカード)を済ませる
  6. 税金社会保険確定申告のルールを理解する
  7. 屋号や事業内容を固めて開業届を提出する
  8. 名刺ホームページ(ブログ)を作成する
  9. 必須のサービス(会計ソフトクラウドソーシングフリーランス専門エージェント等)に登録しておく
  10. 案件やスキルシェアできる仲間を作る(フリーランスチームコミュニティシェアハウス
シェアハウス「ノマド家」

ノマド家」は、湘南に拠点を構えるフリーランス限定のシェアハウスです。

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